ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Делопроизводство в первичной профсоюзной организации (далее ППО) документально отражает деятельность профсоюзной организации и обеспечивает возможность управлять организацией, взаимодействовать с работодателем, защищать права членов профсоюза с помощью документов, обладающих должной юридической силой.
Ответственность за организацию делопроизводства в ППО, соблюдение правил и порядка работы с документами возлагается на Председателя первичной организации.
Организация делопроизводства включает в себя решение вопросов:
1) поручение ведения делопроизводства одному из членов профсоюзного комитета или штатному работнику профкома;
2) документооборота (приема и отправки документов; прохождения внутренних документов; обработки, регистрации и исполнения документов);
3) контроля за исполнением документов;
4) их текущего хранения.
Основным документом, определяющим документооборот первичной профсоюзной организации является НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.
Номенклатура дел отражает тот состав документов, который складывается в деятельности первичных профсоюзных организаций.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года, утверждается решением профсоюзного комитета и вводится в действие с 1 января следующего года. Если в течение года в Номенклатуру не вносились изменения и нет предложений по внесению изменений на предстоящий год, можно пролонгировать номенклатуру предыдущего года и утвердить пролонгацию на профкоме.
Номенклатура дел состоит из 4-х граф:
Графа 1 — Индекс дела (номер).
Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения направления деятельности и порядкового номера заголовка дела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-4, где 01-обозначение направления деятельности(видов и разновидностей документов), 4 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. Например: 01-организационно- распорядительные (устав профсоюза, учредительные документы первичной профсоюзной организации, постановления, инструкции, распоряжения) , 04- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
Графа 2- Название раздела.
Включает наименование раздела (например: Организационно-распорядительные) и заголовок дела (например: Постановления профсоюзного комитета ППО)
Графа 3 — Срок хранения.
Указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения от 20 декабря 2019 года N 236.
Графа 4 — Примечания.
В этой графе в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о месте хранения подлинников, о передаче дел в архив и др.
На случай появления новых дел, не предусмотренных на момент составления номенклатуры, в каждом ее разделе оставляют несколько резервных номеров.
Каждая первичная профсоюзная организация составляет свою конкретную номенклатуру дел. Для облегчения составления конкретной номенклатуры дел приводим Примерную номенклатуру дел для организаций без образования юридического лица (Приложение № 1) и для юридических лиц (Приложение № 2)
Приложение № 1
(без образования юридического лица)
Первичная профсоюзная организация _______________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (примерная)
На 20___ год
УТВЕРЖДЕНО
Профсоюзным комитетом
00.00.0000 (Протокол № ___)
Индекс дела | Название раздела | Срок хранения | Примечания |
01 | Документы, определяющие статус организации |
|
|
01-1 | Учредительные документы — протокол о создании первичной профсоюзной организации | Постоянно |
|
01-2 | Устав профсоюза, изменения и дополнения, вносимые в него | Постоянно | Претерпевшие изменения сдаются в архив |
01-3 | Положение о первичной профсоюзной организации с изменениями и дополнениями вносимыми в него | Постоянно | Претерпевшие изменения сдаются в архив |
01-4 |
|
|
|
02 | Организационно-распорядительные документы |
|
|
02-1 | Постановления Общероссийского профсоюза работников культуры | До минования надобности Ст.70 |
|
02-2 | Постановления Межрегиональной СПб и ЛО организации ОПРК, ЛФП | До минования надобности Ст.70 |
|
02-3 | Постановления, решения и информационные письма органов власти | До минования надобности Ст.70 |
|
02-4 | Приказы, письма руководства и администрации учреждения | До минования надобности Ст.70 |
|
02-5 | Протоколы профсоюзных собраний (конференций) и материалы к ним | Постоянно |
|
02-6 | Материалы по организации проведения профсоюзных собраний, конференций (выписки из протоколов об избрании делегатов, графики собраний профорганизаций) | До минования надобности Ст. 70 |
|
02-7 | Протоколы заседаний профсоюзного комитета и материалы к ним | Постоянно |
|
02-8 | Акты приема-передачи при смене председателя | Постоянно |
|
02-9 | Документы комиссий профсоюзного комитета | По истечении срока полномочий |
|
02-10 | Коллективный договор и материалы по контролю за его выполнением | Постоянно |
|
02-11 |
|
|
|
03 | Делопроизводство |
|
|
03-1 | Книга регистрации исходящих документов | 5 лет Ст.182 г |
|
03-2 | Книга регистрации входящих документов | 5 лет Ст.182 г |
|
03-3 | Годовые статистические отчеты профсоюзного комитета | Постоянно Ст.335 а |
|
03-4 | Номенклатура дел, описи на дела постоянного срока хранения, акты на уничтожение дел профсоюзного комитета. | 3 года Ст.157 |
|
03-05 | Учетные карточки членов профсоюза | До снятия с учета |
|
03-06 |
|
|
|
04 | Организация отдыха, досуга, профсоюзных мероприятий |
|
|
04-1 | Материалы, документы по участию в коллективных действиях профсоюзов (постановления вышестоящих профсоюзных органов, протоколы заседаний профкома , требования, справки, сведения, резолюции, заявления, листовки) | 5 лет Ст.182 г
|
|
04-2 | Переписка о приобретении путевок в Дома отдыха, пансионаты и др. для членов профсоюза | До минования надобности Ст.70 |
|
04-3 | Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря для детей членов профсоюза | До минования надобности Ст.70 |
|
04-5 | Документы о проведении культурно-массовых и спортивных мероприятий | До минования надобности Ст.70 |
|
04-6 |
|
|
|
Приложение № 2
(для юридических лиц)
Первичная профсоюзная организация _______________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (примерная)
На 20___ год
УТВЕРЖДЕНО
Профсоюзным комитетом
00.00.0000 (Протокол № ___)
Индекс дела | Название раздела | Срок хранения | Примечания |
01 | Документы, определяющие статус организации |
|
|
01-1 | Учредительные документы — протокол о создании первичной профсоюзной организации | Постоянно ст.18 в |
|
01-2 | Устав профсоюза, изменения и дополнения, вносимые в него | Постоянно ст.18 в | Претерпевшие изменения сдаются в архив |
01-3 | Положение о первичной профсоюзной организации с изменениями и дополнениями вносимыми в него | Постоянно ст.18 в | Претерпевшие изменения сдаются в архив |
01-4 | Свидетельство о государственной регистрации юридических лиц, свидетельство о постановке на учет в налоговых органах и др. правоустанавливающие документы | Постоянно ст.18 в |
|
01-5 | Копии документов, направляемых в регистрирующий орган для ежегодного подтверждения своей деятельности в качестве юридического лица | На период избрания профсоюзного комитета + 1 год |
|
|
|
|
|
02 | Организационно-распорядительные документы |
|
|
02-1 | Постановления Общероссийского профсоюза работников культуры | До минования надобности Ст.70 |
|
02-2 | Постановления Межрегиональной СПб и ЛО организации ОПРК, ЛФП | До минования надобности Ст.70 |
|
02-3 | Постановления, решения и информационные письма органов власти | До минования надобности Ст.70 |
|
02-4 | Приказы, письма руководства и администрации учреждения | До минования надобности Ст.70 |
|
02-5 | Протоколы профсоюзных собраний (конференций) и материалы к ним | Постоянно |
|
02-6 | Материалы по организации проведения профсоюзных собраний, конференций (выписки из протоколов об избрании делегатов, графики собраний профорганизаций) | До минования надобности Ст. 70 |
|
02-7 | Протоколы заседаний профсоюзного комитета и материалы к ним | Постоянно ст.18 в |
|
02-8 | Акты приема-передачи при смене председателя | Постоянно ст.18 в |
|
02-9 | Документы комиссий профсоюзного комитета | По истечении срока полномочий |
|
02-10 | Коллективный договор и материалы по контролю за его выполнением | Постоянно ст.18 в |
|
02-11 |
|
|
|
03 | Делопроизводство |
|
|
03-1 | Книга регистрации исходящих документов | 5 лет Ст.182 г |
|
03-2 | Книга регистрации входящих документов | 5 лет Ст.182 г |
|
03-3 | Годовые статистические отчеты профсоюзного комитета | Постоянно Ст.335 а |
|
03-4 | Номенклатура дел, описи на дела постоянного срока хранения, акты на уничтожение дел профсоюзного комитета. | 3 года Ст.157 |
|
03-5 | Учетные карточки членов профсоюза | До снятия с учета |
|
03-6 | Книга учета полученных и выданных профсоюзных билетов | 5 лет Ст.276 |
|
03-7 |
|
|
|
04 | Организация отдыха, досуга, профсоюзных мероприятий |
|
|
04-1 | Материалы, документы по участию в коллективных действиях профсоюзов (постановления вышестоящих профсоюзных органов, протоколы заседаний профкома , требования, справки, сведения, резолюции, заявления, листовки) | 5 лет Ст.182 г |
|
04-2 | Переписка о приобретении путевок в Дома отдыха, пансионаты и др. для членов профсоюза | До минования надобности Ст.70 |
|
04-3 | Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря для детей членов профсоюза | До минования надобности Ст.70 |
|
04-5 | Документы о проведении культурно-массовых и спортивных мероприятий | До минования надобности Ст.70 |
|
04-6 |
|
|
|
05 | Бухгалтерия профсоюзного комитета |
|
|
05-1 | Штатное расписание. Годовые сметы и расчеты к ним. | Постоянно Ст.18 г |
|
05-2 | Годовые бухгалтерские отчеты и балансы, пояснительные записки к ним. | Постоянно Ст.18 г |
|
05-3 | Кассовые, банковские документы со всеми приложениями к ним (счета, накладные, квитанции, акты, банковские документы, договоры, заявления на материальную помощь, авансовые отчеты и др.) | 5 лет |
|
05-4 | Лицевые счета сотрудников | 75лет |
|
05-5 | Документы (копии отчета, выписки из протокола о выплате пособий, листков нетрудоспособности) | 5лет |
|
05-6 | Акты документальных ревизий финансово- хозяйственной деятельности | 5 лет |
|
05-7 | Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному и др.) | Постоянно Ст.18 г |
|
05-8 | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах | 5.лет | Сдаются в архив после снятия с учета |
05-9 | Книга учета полученных и выданных профсоюзных билетов | 5лет ст.276 |
|
05-10 |
|
|
|
ВНИМАНИЕ! При составлении номенклатуры дел для конкретной профсоюзной организации в нее включаются фактически заводимые дела.
На каждую комиссию профкома ведутся самостоятельные дела.
При незначительном объеме документов дела формируют, принимая за основу протоколы заседаний профкома.
ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ
Поступающая в профсоюзный комитет входящая корреспонденция регистрируется в журнале и передается на рассмотрение председателю профкома или заместителю.
На всех поступивших в профсоюзный комитет документах в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу.
Нумерация документов (начиная с № 1) ведется в пределах календарного года.
На документах статистического и информационного характера проставляется только дата.
Письменные и устные обращения, заявления и предложения регистрируются в отдельном журнале. При регистрации документов к номеру прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя, например: вх. № 3- П (Петров).
Образец журнала входящей корреспонденции
Дата поступления документа | Входящий номер | Откуда поступил документ | Номер и дата поступившего документа | Краткое содержание | Кому направлен на исполнение |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Образец журнала исходящей корреспонденции
Дата поступления документа | Исходящий номер | Куда и кому адресован документ | Краткое содержание документа | Примечания (ответ получен, Дата и т.п |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
